Имейл дзен: Как поддържам пощата си празна и съзнанието си спокойно
За работат си използвам изцяло Gmail. Получавам немалко съобщения всеки час и обикновено отговарям бързо. Но това, което прави най-силно впечатление на хората, когато видят пощата ми, е че тя почти винаги е… празна.
Това ми носи едно особено дзен усещане – лекота, яснота и вътрешен ред. Горещо препоръчвам това състояние на всеки. Не винаги съм бил така. Преди пощенската ми кутия преливаше от имейли – някои непрочетени, други чакащи действие, трети просто отлагани с дни. Поддържах множество папки, за да ги сортирам по категории, но често самото сортиране отнемаше време и… го отлагах.
Всичко се промени, когато открих системата GTD (Getting Things Done) и съвети от интересни статии. Оттогава насам (вече почти година) съм постоянен в това да имам чиста поща. И ми се получава.
Как го постигам? С няколко прости, но последователни навика:
Не започвам деня с прочитане на имейли
Преди да отворя пощата си, върша най-важното нещо за деня – или онова, което най-много съм отлагал. Понякога дори върша 2-3 неща, преди да проверя пощата си. Защо? Защото ако я отворя веднага сутринта, лесно потъвам в нея. Също така не позволявам известията за нови имейли да ме разсейват през деня. Аз лично проверявам пощата си по веднъж на час, но ти можеш да избереш ритъм, който работи за теб.
Когато проверявам пощата – обработвам всяко писмо веднага.
Отварям всяко съобщение едно по едно и вземам решение на момента:
Ако е Спам или препратка? Изтривам. Без колебание. Ако е дълъг имейл за четене? Архивирам го с етикет „За четене“ или го разпечатвам, за да го прочета по-късно – например на обяд или докато чакам някъде. Ако е имейл, който изисква действие? Записвам задачата си в списъка с ангажименти, отбелязвам при нужда, че ще ми трябва съдържанието на имейла – и го архивирам. Лесно ще го намеря после чрез търсачката. Ако е имейл, на който мога да отговоря за минута-две? Отговарям веднага. Без отлагане. Кратко, ясно и учтиво. Така хората знаят, че съм организиран и на разположение. Ако имам имейл, по който чакам отговор? Записвам си го в списък „Очаквам“. Не го държа в пощата като напомняне.
Използвам само една папка: Архив
Няма сложни структури. Отговарям – архивирам. Прочитам – архивирам. Записвам задача – архивирам. Ако искам, мога да добавя папка „За четене“, но за мен и тя е временна. Не използвам „Очаквам“ или „Действие“, защото те се превръщат в допълнителни кутии, които трябва да следя. А аз предпочитам да нямам допълнителни папки – имам си списъци със задачи и те ми вършат работа. В търсачката на пощата намирам всичко, когато ми потрябва. Никога не съм имал проблем с това.
Постигането на дзен имейл е простичко: Проверявай по график. Взимай решения веднага. Записвай си задачите. Архивирай. И освободи съзнанието си от излишното.
Тази малка система ми дава нещо голямо: свобода.
Чистата поща не е цел сама по себе си. Тя е отражение на вътрешната ми яснота. И вместо да отлагам, действам. Вместо да се губя в хаос, съм тук и сега. Ако усещаш, че имейлите те владеят, а не обратното – пробвай. Възможно е. И е толкова по-леко.
